Atendimento - Especificações Adequadas para Solicitações de NOVOS Relatórios

Em uma de nossas reuniões/conversas internas, reforçamos alguns pontos importantes de informações que devem ser levantadas com o cliente quando o mesmo solicita o desenvolvimento de NOVOS relatórios.

Segue, um pouco mais abaixo, os pontos reforçados na nossa equipe.

Caso os analistas/especialistas do desenvolvimento ou alguém mais, deseje apontar algum ponto ou acrescentar alguma consideração relevante, envie um e-mail para atendimento@avmb.com.br ou carla.brum@avmb.com.br para que possamos alinhar incluir na nossa rotina durante o levantamento de informações.

Caso algum "kanban" seja aberto, sem as informações necessárias apontadas, nos devolva imediatamente para nossas providências e retificação dos pontos faltantes, além de reforçarmos as orientações na nossa equipe ou com o cliente. 

Cabe ao atendimento, em contato com o cliente/solicitante, proceder com a abordagem adequada de forma a captar as informações solicitadas, e abrir o kanban somente depois de obter as informações de forma suficiente. 

Pedimos a gentileza, também, de quando um novo relatório tiver origem diretamente do setor do desenvolvimento, que no retorno do kanban, também nos subsidie com informações suficentes para que possamos entender o seu contexto. Assim também, podemos melhor orientar ao cliente que o receberá, além da equipe de qualidade,  poder realizar melhores os testes. As vezes um relatório é simples e direto, outras vezes, é cheio de "regras" e "cálculos". Informe isso no kanban.

JUNTOS SOMOS MAIS FORTES!

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Especificação de Solicitação de NOVOS Relatórios

1. Nome do Relatório: 

[Informar o nome do relatório que melhor o identifique de acordo com seu propósito]

[Caso o novo relatório seja baseado em um já existente, pode ser citada esta referência. Atenta-se aqui, para explicitar, nos demais pontos abaixo, quais diferenças terão no novo relatório]

2. Parâmetros para Seleção [Ao abrir o relatório, quais parâmetros devem ser solicitados ao usuário selecionar]

Exemplos do que são parâmetros: Neste exemplo abaixo, o relatório tem como parâmetros para seleção a ESCOLARIDADE, REGIME JURÍDICO E SITUAÇÃO.

2.1 Parâmetros Multi-Seleção ou seleção única.

Quais parâmetros devem permitir selecionar mais que uma opção (representado pela caixinha de seleção ao lado) e quais devem permitir selecionar apenas uma informação?

2.2  Os parâmetros precisarão ser correlacionados? O que são parâmetros correlacionados?

Conforme o preenchimento do primeiro parâmetro, os outros somente serão carregados se houverem informações relacionadas ao parâmetro anterior selecionado. Isto facilita a busca e otimiza o relatório.

Exemplo de parâmetro relacionado:

3. Dados a serem apresentados/listados: 

[Quais dados exatamente devem ser mostrados no relatório?]

[Qual a origem da informação ou onde (em que campos e em que telas) a informação a ser mostrada está sendo preenchida pelo usuário no sistema?]

As especificações acima são muito importantes, pois algumas informações podem ter mais de uma origem ou condições especificas para sua amostragem, além do usuário utilizar termos ou "jargões" que possam nos remeter a um outro significado ou interpretação. Desta forma teremos a compreensão exata do que realmente deve estar impresso no relatório.

4. Layout/Modelo/Disposição das Informações

[Qual o layout/modelo e como deseja que as informações sejam dispostas? Qual a sequência/ordem das informações a serem apresentadas?] 

5. Regras/Condições de apresentação dos dados: 

[Quais regras e condições que determinam a amostragem das informações?]

Exemplo 1: Precisa deixar algum tipo de informação de fora do relatório? Qual (is) condição (ões)?.

Exemplo 2: Ao final do relatório deve ser mostrado algum tipo de totalizador/soma? Por qual ou quais campos deseja este totalizador/soma?

Exemplo 3: Deve considerar somente os dados de determinada condição/critérios? Quais condições/critérios? Algum dado tem alguma condição específica para ser mostrado?

Exemplo 4: Existe algum cálculo de valores no seu relatório? Como, no entendimento do usuário, deve ser este cálculo? (Qual a fórmula?). Quando envolve cálculos, procure exemplificar para que tenhamos o mesmo entendimento.

Ou seja, devem ser especificadas todas regras/condições que subsidiam a geração do relatório.

6. Quanto ao nome das pessoas (caso sejam apresentados nomes): Apresentar:

Nome Social (  )

Nome Civil de Nascimento (   )

Ambos Nome Social e Nome Civil (  )

Não se aplica (  ) - Não será mostrado nome.

7.  Ordenação e Agrupamento

[Dependendo das informações, especifique como deseja que as mesmas venham ordenadas e agrupadas.]

Exemplo: Em uma solicitação de relatório que traga a unidade, cargo e regime jurídico e relação de funcionários, como você deseja o agrupamento das informações quando emitido no formato pdf ou rtf?

Veja que podemos ter várias formas de agrupar as informações:

Primeiro apresentar o CARGO, seguida da UNIDADE ADMINISTRATIVA, REGIME JURÍDICO e a seguir a relação nominal das pessoas. (A imagem somente ilustra o que é um agrupamento.)

Ou, apresentar no topo a UNIDADE, seguido do CARGO e REGIME e, então a relação nominal das pessoas.

Quanto a ordenação: por exemplo: Alfabética por qual coluna, quando datas é por ordem crescente de datas ou decrescente.

7. Exemplo de Dados que podem ser utilizados para validação do relatório após concluído: 

[Indique exemplos de casos de testes/dados que podem ser utilizados para validação do relatório após o mesmo ser concluído, indicando os resultados esperados - MUITO IMPORTANTE ISSO]

8. Outras informações: 

[Caso alguma tenha alguma informação relevante não lembrada/citada acima, por gentileza informar para nossa análise]

Desempenho: Todos os relatórios, devem ser passados por um teste de desempenho. Caso, identifiquemos, que após a elaboração do mesmo, este apresente um desempenho desfavorável ou que comprometa o banco de dados ele deve ser reformulado ou alterado sobre algum requisito que esteja comprometa o desempenho. (Exemplo: Foi colocado a opção poder MARCAR mais de uma opção, mas como existe um grande volume de dados, este requisito não poderá ser atendido.)

ATENÇÃO: No nosso PROD já tem o template acima pré-pronto.  (18.10.15 e 18.10.16). Lembre-se que você pode sugerir mudanças ou colaborar com pontos relevantes que não tenham sido citados, compartilhando também sobre sua experiencia/rotina.

Abaixo:

Reuniões com Clientes - Via Video Conferências ou Presenciais - Registro

ATENÇÃO:

É procedimento de atendimento que as reuniões com cliente fiquem devidamente registradas com as decisões tomadas e pontos acordados com o cliente. 

Deve haver uma lista de presença (podendo ser digital) que indique todos que participaram e uma ata ou registro ADEQUADO. 

No caminho mais feliz possível, existe o registro de um chamado, e nele tudo que foi acertado para qualquer consulta e nosso respaldo.

Reforçamos isto entre a equipe de atendimento seguidamente, e pedimos a gentileza, de todos que atendam a clientes, procurem convidar/convocar sempre alguém do atendimento/implantação e/ou responsável do chamado (mesmo que seja como ouvinte..sem problemas) nas tratativas sobre o mesmo. Isto pois ele poderá garantir melhor este registro terá melhor ciência de tudo que foi acordado entre as partes, facilitando assim todo o gerenciamento do atendimento, argumentações. 

Além disto, estaremos sincronizados com as tratativas feitas e minimizaremos as indisposições causadas por falhas de comunicação interna. (Exemplo: Alguém acertar uma e outra pessoa falar outra ou vice-versa - acreditem, isso já ocorreu, e não fica bem para a AVMB).

Somos AVMB! Perante o cliente, é empresa! Nós... (não eu..)...Temos que falar a mesma lingua com o cliente! 

Cada dia temos que buscar o melhor profissionalismo possível. E isso depende de cada um de nós, independente de nossa função ou setor!

No dia-a-dia passamos por diversas situações, em que um registro ADEQUADO nos salvou... assim como, a falta deste registro/ata, nos penalizou, dificultando nossas argumentações!

Certeza que exceções ocorrem, mas tratamos como exceções, da melhor forma possível...

As vezes é burocrático? é sim...vamos melhorando nossos processos sempre, para minimizar a burocracia, mas, infelizmente, ela é necessária! Lembrem-se, quando a AVMB recebe uma notificação judicial sobre algum chamado, o cliente usa de toda a "burocracia" que ele tem, e logo, temos que usar a nossa também, para nos respaldar!. Conseguimos nos sair muito bem em respostas a estas notificações quando o chamado/atendimento está bem documentado! 

Contamos com a colaboração e consciência de todos!

Previsões de Férias - Equipe de Atendimento

Valquiria: Em férias no momento: 19/11/2018 até 03/12/2018

Caso tenham "kanbans" a encaminhar, encaminhem normalmente, pois no lugar da Valquiria outra pessoa prossegue com as providências. Qualquer coisa/informação, sempre peçam pelo kanban prioritariamente, ou, necessitando e-mail, sempre para atendimento@avmb.com.br, pois outra pessoa poderá realizar as providências....

Iasmin (Vídeos): 07/12/2018 até 21/12/2018

Carla: 02/01/2019 até 21/01/2019

Mariele: 04/01/2019 até 03/02/2019

Demais: A verificar.  Publico assim que disponível as demais previsões.

Canal AVMB Youtube - Vídeos Novos Disponibilizados!

Olá Colegas,

Temos vídeos novos de tutorais do sistema disponibilizados em nosso Canal da AVMB Youtube. Eles podem ajudar vocês no atendimento a chamados/clientes e conhecimento das rotinas, inclusive se vocês estão fazendo algum desenvolvimento sobre elas.

SIE-UFSM: Acadêmico: Vídeo tutorial que mostrar atualizar as estruturas curriculares. (ACAtualizaEstrutura.exe)
Link: https://www.youtube.com/watch?v=RbDLGnw1gwo
Colaboração: Manoela Sanches - Atendimento
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SIE-UFSM: Portal do Ementário: Demonstração do Portal do Ementário
Link: https://www.youtube.com/watch?v=9oRaMsjye9U
Colaboração: Manoela Sanches - Atendimento
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SIE-UFSM: Acadêmico: Matrícula por Turma
Link: https://www.youtube.com/watch?v=kPuYOyWhF1c
Colaboração: Manoela Sanches - Atendimento
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SIE-UFSM: Acadêmico: Matrícula por Aluno
Link: https://www.youtube.com/watch?v=gf8sg9EWmDk
Colaboração: Manoela Sanches - Atendimento
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SIE/SIM-Auxiliares: Novidades e melhorias da aplicação AverificaUltimaAlteracao.exe
Link: https://www.youtube.com/watch?v=a-FRHbXQ88w
Colaboração: Carla G. B. Teixeira - Atendimento
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SIE-UFSM: Acadêmico: Observações dos Alunos
Link: https://www.youtube.com/watch?v=ohiCtW6HFsE
Colaboração: Manoela Sanches - Atendimento

Resp. Edição/Arte Final e Publicação: Iasmin Almeida