ATENÇÃO:
É procedimento de atendimento que as reuniões com cliente fiquem devidamente registradas com as decisões tomadas e pontos acordados com o cliente.
Deve haver uma lista de presença (podendo ser digital) que indique todos que participaram e uma ata ou registro ADEQUADO.
No caminho mais feliz possível, existe o registro de um chamado, e nele tudo que foi acertado para qualquer consulta e nosso respaldo.
Reforçamos isto entre a equipe de atendimento seguidamente, e pedimos a gentileza, de todos que atendam a clientes, procurem convidar/convocar sempre alguém do atendimento/implantação e/ou responsável do chamado (mesmo que seja como ouvinte..sem problemas) nas tratativas sobre o mesmo. Isto pois ele poderá garantir melhor este registro terá melhor ciência de tudo que foi acordado entre as partes, facilitando assim todo o gerenciamento do atendimento, argumentações.
Além disto, estaremos sincronizados com as tratativas feitas e minimizaremos as indisposições causadas por falhas de comunicação interna. (Exemplo: Alguém acertar uma e outra pessoa falar outra ou vice-versa - acreditem, isso já ocorreu, e não fica bem para a AVMB).
Somos AVMB! Perante o cliente, é empresa! Nós... (não eu..)...Temos que falar a mesma lingua com o cliente!
Cada dia temos que buscar o melhor profissionalismo possível. E isso depende de cada um de nós, independente de nossa função ou setor!
No dia-a-dia passamos por diversas situações, em que um registro ADEQUADO nos salvou... assim como, a falta deste registro/ata, nos penalizou, dificultando nossas argumentações!
Certeza que exceções ocorrem, mas tratamos como exceções, da melhor forma possível...
As vezes é burocrático? é sim...vamos melhorando nossos processos sempre, para minimizar a burocracia, mas, infelizmente, ela é necessária! Lembrem-se, quando a AVMB recebe uma notificação judicial sobre algum chamado, o cliente usa de toda a "burocracia" que ele tem, e logo, temos que usar a nossa também, para nos respaldar!. Conseguimos nos sair muito bem em respostas a estas notificações quando o chamado/atendimento está bem documentado!
Contamos com a colaboração e consciência de todos!